OFFRE D’EMPLOI – Adjoint(e) administratif (-ive) à la direction générale et assistant(e) greffier(-ière)

OFFRE D’EMPLOI – Adjoint(e) administratif (-ive) à la direction générale et assistant(e) greffier(-ière)

RESPONSABILITÉ
Saint-Basile, c’est bon d’y vivre… et d’y travailler!
Vous souhaitez vous joindre à une équipe motivée, dynamique et tissée serrée?
Vous êtes certainement la perle rare que nous recherchons pour le poste d’adjoint(e) administratif(-ive) à la direction générale et assistant(e) greffier (-ière).

DESCRIPTION DU POSTE
La personne recherchée possède les qualités et compétences pour assister étroitement la direction générale dans ses responsabilités reliées au greffe et à l’administration.

Votre défi
Sous la supervision du directeur général, vous aurez comme principales fonctions d’assister la direction générale concernant tous les travaux relatifs à la gestion et au greffe, dont la préparation des séances du conseil, la rédaction des projets de procès-verbaux, leurs suivis, et assurer la gestion documentaire des dossiers administratifs. Vous serez également la principale ressource de soutien et d’information auprès des services
internes, des partenaires externes et des citoyens, notamment par la prise en charge de la correspondance, des courriels et des appels entrants. De plus, vous assurerez la tenue à jour de l’information sur le site web et les médias électroniques de la Ville (règlements, avis, ordre du jour, information générale, journal, etc.).

Vos principales tâches :
• Préparer, mettre à jour et suivre les dossiers administratifs et du greffe;
• Accueillir les visiteurs et répondre aux demandes;
• Répondre au téléphone et acheminer les messages;
• Ouvrir et distribuer le courrier;
• Perception des comptes de taxes (comptoir);
• Préparer et faire les dépôts;
• Effectuer ponctuellement la taxation complémentaire et la mutation;
• Tenir à jour et faire les changements nécessaires dans les fiches des
contribuables;
• Achat des fournitures de papeterie et d’imprimerie;
• Traitement de texte (correspondance et autres) pour le directeur général et la mairie;
• Classement de tous les dossiers administratifs actifs, semi-actifs et inactifs
(archives);
• Organiser et coordonner la tenue de certaines activités protocolaire ou reliées aux employés municipaux;
• Effectuer la préparation et la gestion de la correspondance de la mairie et des activités des élus;
• Préparer le bulletin municipal;
• Agir, s’il y a lieu, à titre de secrétaire d’élections.


Votre profil
• Diplôme d’études collégiales ou diplôme d’études professionnelles dans un
domaine pertinent ou équivalent;
• Détenir un minimum de 3 années d’expérience pertinente en milieu municipal, dans un secteur connexe ou en milieu politisé. À défaut, avoir 5 années d’expérience pertinente dans un poste similaire;
• Excellente maîtrise de la langue française, écrite et orale, et connaissance
fonctionnelle de la langue anglaise;
• Maîtrise des outils informatiques, notamment la suite Office;
• Connaissance des logiciels PG Solutions un atout;
• Connaissance en comptabilité un atout;
• Faire preuve de rigueur et avoir le souci du détail;
• Faire preuve d’autonomie, de jugement et de discrétion;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois (gestion du temps et des priorités) et résistance au stress;
• Faire preuve d’esprit d’équipe et d’initiative;
• Faire preuve de tact et de courtoisie avec le public.

CONDITIONS DE TRAVAIL ET RÉNUMÉRATION
Poste permanent à temps plein de 35 heures par semaine. La rémunération et les avantages sociaux sont établis selon le contrat de travail des employés municipaux, soit entre 20,32$ et 29,25$/ heure.

Les personnes intéressées doivent transmettre leur candidature en mentionnant le poste d’adjoint(e) administratif(-ive) – direction générale, par courriel, à l’adresse suivante jean.richard@saintbasile.qc.ca, avant le vendredi 26 février 2021 à 16h30.

Téléchargez l’offre d’emploi complet.